Conditions Générales BNF Hôtellerie SA
1. Principes de base
Ces conditions générales (CG) servent à une réglementation des rapports juridiques entre l’hôte/le client/l’organisateur, ci-après nommé client, et l’hôtel BNF Hotellerie SA en tant que gérant/e de l’hôtel Château Salavaux, ci-après nommé hôtel.
Pour plus de commodité, il sera toujours question de contrat dans ces CG, quelle que soit la prestation dont il s’agit.
Seules les conditions générales de l’hôtel en vigueur lors de la conclusion du contrat sont valables. Les conditions générales du client seront appliquées uniquement si cela a été expressément convenu par écrit avant la signature du contrat.
Au cas où certaines dispositions de ces CD seraient ou deviendraient caduques ou nulles, la validité du contrat et des autres dispositions des CG n’en sont pas affectées. Sinon, les dispositions légales s’appliquent.
2. For / Droit applicable
Pour des litiges éventuels résultant de ce contrat, Salavaux (VD) est le for, à moins qu’un autre for s’impose pour des raisons légales.
Seule la loi suisse est applicable à tous les accords de contrats, de réservation, accords complémentaires éventuels ainsi qu’aux conditions générales de vente. Le lieu d’exécution et de paiement est le siège de l’hôtel.
3. Définitions
Groupes: Les groupes au sens de ces CG sont des groupes de voyageurs avec des réservations pour au moins 2 personnes.
Confirmations par écrit: Des messages par fax et e-mail sont également considérés comme confirmations écrites.
Les parties contractantes sont le client et l’hôtel.
4. Objet du contrat / Domaine d'application
Le contrat de location de chambres, de salles de séminaire, de surfaces ainsi que l'obtention d’autres prestations et livraisons est exécuté par une confirmation écrite du client ou par acceptation tacite.
Une réservation faite le jour même de l’arrivée est contraignante à partir du moment où l’hôtel l’a acceptée.
Pour l’hôtel, des modifications du contrat ne prennent effet qu’après une confirmation (écrite). Des modifications unilatérales ou des annexes au contrat par le client n’ont pas d’effet.
La sous-location ou relocation des chambres remises ainsi que leur utilisation à d’autres fins que celles de l’hébergement sont soumises à l’autorisation préalable écrite de l’hôtel.
5. Volume des prestations
Le volume des prestations du contrat dépend de la réservation individuelle faite et confirmée par le client.
Le client n’est pas en droit de réclamer une chambre spécifique, sous réserve d’autres accords contractuels.
Au cas où, malgré une réservation confirmée, il n’y aurait plus de chambres disponibles dans l’hôtel, celui-ci doit prévenir le client à temps et proposer en remplacement un autre hôtel à proximité de catégorie comparable ou supérieure.
L’hôtel assume les éventuels frais supplémentaires pour le logement de remplacement. Si le client refuse la chambre de remplacement, l’hôtel doit rembourser sans tarder les paiements déjà réalisés par le client (par ex. acomptes). Toute autre prétention de la part du client est exclue.
6. Durée d’utilisation
Sous réserve d’autres accords, le client peut disposer des locaux loués à partir de 15 heures au jour d’arrivée convenu jusqu’à 11 heures au jour du départ.
Pour toute arrivée après 19 heures, le client doit informer l’hôtel de cette arrivée tardive au plus tard à 15 heures au jour d’arrivée, soit par téléphone soit par écrit, sinon l’hôtel pourra disposer librement de la chambre.
Une occupation de la chambre jusqu’à 11 heures compte comme une nuitée complète.
Si le client libère la chambre avec un retard de 2 heures et plus, l’hôtel peut lui facturer 50% du prix du logis total (prix listé) pour l’utilisation dépassant le cadre du contrat. Cela ne saurait octroyer de droits contractuels au client l’autorisant à prolonger l’utilisation des surfaces; l’action en dommages-intérêts reste réservé.
L’hôtel se réserve le droit, dans le cas où la chambre serait rendue en retard, d’enlever de la chambre les affaires du client et de les conserver, contre paiement, à un endroit approprié dans l’hôtel.
7. Options
Les dates optionnelles sont contraignantes pour les deux parties. Après l’expiration du délai d’option, l’hôtel peut, sans avertissement spécifique, disposer autrement des chambres/locaux ou services pour lesquels une option avait été prise.
La confirmation doit parvenir à l’hôtel au plus tard le dernier jour du délai d’option.
8. Prix / Obligation de paiement
Les prix communiqués par l’hôtel sont en Francs Suisses (CHF) et incluent la TVA légale mais pas les éventuelles taxes de séjour et autres taxes.
Le client s’engage à payer pour la mise à disposition de la chambre et les autres services utilisés les prix convenus ou en vigueur de l’hôtel. Cela vaut aussi pour les commandes passées par les personnes qui accompagnent le client, et les visiteurs.
Une augmentation des taxes légales après la conclusion du contrat sont à la charge du client. Des prix en monnaie étrangère servent uniquement de référence et seront calculés au taux du jour. Seuls les prix confirmés par l’hôtel sont valables.
L’hôtel peut modifier les prix si le client demande ultérieurement une modification du nombre de chambres réservées, des services de l’hôtel ou de la durée de séjour des clients.
Selon entente ou à partir d’un montant de la réservation de 5 chambres, l’hôtel peut demander un acompte de 50% sur l’ensemble du montant. L’acompte est à considérer comme paiement partiel de la rémunération convenue.
L’hôtel est en droit de demander une garantie de la carte de crédit à la place d’un acompte.
Un acompte est à transférer dans un délai de 7 jours après réception de la réservation confirmée. Au cas où la réservation se ferait à plus court terme, l’hôtel demande une garantie de la carte de crédit sur l’ensemble du montant de la réservation.
Si l’acompte ne se fait pas dans les délais ou si la garantie de la carte de crédit échoue, l’hôtel est en droit de résilier immédiatement (sans avertissement) le contrat (y compris de se désister des services promis), et de demander les frais d’annulation mentionnés sous al. 10 des présentes CG.
L’hôtel peut facturer à tout moment ou établir des factures partielles de ses services.
La facture finale comprend le prix convenu plus les frais supplémentaires éventuels, qui résultent des services supplémentaires de l’hôtel pour le client et/ou les personnes qui l’accompagnent. La facture finale doit être réglée – sous réserve d’autres accords – au plus tard le jour du départ au moment du check-out, en espèces en Francs Suisses ou au moyen d’une carte de crédit acceptée.
Pour chaque rappel, l’hôtel peut prélever des frais de rappel de CHF 100.
Toute objection de compensation des créances de l’hôtel est exclue.
9. Résiliation par l’hôtel
Jusqu’à 30 jours au plus tard avant la date convenue d’arrivée du client, l’hôtel peut se désister du contrat sans suite de frais.
De plus, l’hôtel est en droit de se désister à tout instant exceptionnellement et avec effet immédiat du contrat, pour cause de motifs légitimes, par une déclaration unilatérale écrite et instantanée.
Des motifs légitimes sont par exemple:
• la garantie ou l’acompte convenu n’a pas été fourni/e pendant le délai fixé par l’hôtel;
• force majeure ou d’autres circonstances dont l’hôtel n’est pas responsable qui, objectivement, rendent l’exécution du contrat impossible;
• chambres ou locaux qui ont été utilisé(e)s ou dont la réservation a été faite en donnant des informations fallacieuses ou fausses, par exemple des informations fausses sur le client, l’usage ou l’objet du séjour;
• l’hôtel a de sérieuses raisons de penser que l’utilisation des services convenus nuira au bon déroulement de l’activité de l’établissement, à la sécurité des autres clients de l’hôtel ou à sa réputation;
• le client est devenu insolvable (faillite ou saisie infructueuse) ou il a suspendu ses paiements;
• l’objet ou le motif du séjour sont contraires à la loi.
La résiliation légitime de la part de l’hôtel pour les motifs susmentionnés ne donne pas lieu au client à des dommages-intérêts, et généralement l’indemnité pour les services réservés restera due.
10. Annulation de la réservation / Frais d’annulation
Annulation
L’annulation de la réservation est soumise à l’approbation écrite de l’hôtel. Sans celle-ci, le prix convenu est alors à payer, même si le client n’a pas recours aux prestations contractuelles. En cas de non-venue du client («no-show»), 100% des services réservés seront facturés.
Le point déterminant pour la facturation des frais d’annulation est l’arrivée de l’annulation écrite du client auprès de l’hôtel. Cela vaut pour des lettres ainsi que pour des messages envoyés par fax ou par e-mail.
Si le client se désiste du contrat sans que l’annulation ait été approuvée ou si certaines prestations réservées viennent à être modifiées ou annulées, l’hôtel peut facturer les frais d’annulation indiqués ci-dessous.
Frais d’annulation:
Réservations individuelles
• Jusqu’à 5 à 1 jours au plus tard avant la date d’arrivée convenue, le client peut se désister du contrat sans suite de frais selon la saison.
• Annulation écrite du séjour à 1 jour avant la date d’arrivée confirmée en basse saison :
0% selon la réservation confirmée. Ce délais dépassé, 100% des services réservés seront facturés.
• Annulation écrite du séjour à 5 jours avant la date d’arrivée confirmée en haute saison :
0% selon la réservation confirmée. Ce délais dépassé, 100% des services réservés seront facturés.
• L’annulation des réservations pour des évènements spéciaux/occasions spéciales (exemple :mariages) ne peut se faire sans pénalité. La facturation se fera selon le contrat signé entre les deux partis.
Réservations de groupe
Les frais d’annulation indiqués ci-dessous seront appliqués si plus de 2 personnes d’un même groupe (cf. al. 3) annulent.
• Jusqu’à 15 jours/semaines au plus tard avant la date d’arrivée convenue, la réservation de groupe peut être annulée sans suite de frais.
Limitation du préjudice
L’hôtel s’efforce, tant pour les réservations individuelles que pour les réservations de groupe, d’attribuer autrement les services qui n’ont pas été utilisés. Si l’hôtel parvient, dans la période convenue, à fournir à des tiers les prestations annulées, les frais d’annulation à la charge du client diminuent du montant que ces tiers paient pour la prestation annulée.
11. Empêchement
Si le client, suite à un cas de force majeure (inondation, avalanche, tremblement de terre, etc.), ne peut pas arriver à temps à l’hôtel ou ne peut pas du tout s’y rendre, il n’est alors pas tenu de payer la rémunération convenue pour les jours manqués.
Le client doit justifier les motifs de son empêchement.
L’obligation de payer le séjour réservé renaît toutefois à partir du moment où l’arrivée du client est de nouveau possible.
12. Départ anticipé
Si le client quitte l’hôtel plus tôt que prévu, ce dernier est en droit de facturer l’intégralité des services réservés.
L’hôtel s’efforce, en cas de départ anticipé, d’attribuer autrement les prestations qui n’ont pas été utilisées. Si l’hôtel parvient à fournir à des tiers les prestations annulées dans la période convenue, les frais d’annulation à la charge du client diminuent du montant que ces tiers paient pour la prestation annulée.
13. Séjour / Clé / Sécurité / Internet / Tabagisme
La chambre d’hôtel est exclusivement réservée au client enregistré. La remise de la chambre à une tierce personne ou l’utilisation par une personne supplémentaire est soumise à l’autorisation (écrite) de l’hôtel.
Par ce contrat, le client acquiert le droit à un usage normal des locaux loués et des équipements de l’hôtel, qui sont habituellement et sans faire l’objet de conditions particulières accessibles aux clients, ainsi qu’à un service normal. Le client doit exercer ses droits selon les règles éventuelles de l’hôtel et/ou lignes de conduite pour clients (règlement intérieur).
La clé de la chambre remise par l’hôtel reste la propriété de celui-ci et permet d’y accéder vingt-quatre heures sur vingt-quatre. La perte de la carte/clé doit être déclarée sans délai à la réception.
Pour pouvoir obtenir un accès à internet, le client doit se procurer ses codes d’accès à la réception. Ce service est gratuit pour tous les clients.
Le client est responsable de l’utilisation de ses codes d’accès. Il assume la responsabilité en cas d’abus et de comportement illégal lors de l’utilisation d’internet.
Dans tout l’hôtel, fumer est strictement interdit. Des endroits à l’extérieur ont été spécialement aménager pour l’occasion. Fumer dans une chambre engendrera la facturation des nuitées pendant lesquelles la chambre ne pourra être louer à un autre client.
14. Prolongation du séjour
Sous réserve d’autres accords, le client ne peut pas réclamer la prolongation de son séjour.
Si au jour du départ, le client ne peut pas quitter l’hôtel parce qu’en raison de circonstances exceptionnelles imprévisibles / de force majeure (par ex. chutes importantes de neige, inondation, etc.), toutes les possibilités de départ sont bloquées ou non utilisables, le contrat est alors automatiquement prolongé aux conditions existantes pour la durée de la circonstance rendant le départ impossible.
15. Conditions supplémentaires pour les groupes
Les tarifs de groupe s’appliquent uniquement après entente préalable et confirmation écrite de l’hôtel.
Seule une facture globale sera établie à l’ordre du voyagiste qui est entièrement responsable du paiement de ce montant.
Le nombre définitif de personnes du groupe (liste des noms incluse) doit être indiqué à l’hôtel au plus tard jusqu’à 7 jours civils avant l’arrivée du groupe.
Si le groupe est plus petit qu’initialement annoncé, une facture à hauteur de 100% des prestations réservées au prorata sera établie pour les personnes absentes. Les personnes supplémentaires seront comptées et facturées comme des personnes voyageant seules – sous réserve que cela soit exécutable.
Sont applicables en cas d’annulation d’une réservation de groupe les frais d’annulation mentionnés sous le point 10.
16. Manifestations
Une manifestation peut comprendre la location de locaux, la restauration, les installations techniques, le logement ainsi que d’autres services.
Nombre de participants
Le client s’engage à communiquer à l’hôtel le nombre définitif de participants au moins 30 jours ouvrables avant la date de la manifestation.
En cas d’écart entre le nombre de participants indiqué et le nombre définitif, les dispositions suivantes s’appliquent:
• Jusqu’à un écart de 5% en dessous du nombre réel de participants: facturation du nombre réel de participants.
• Un écart de plus de 5% en dessous du nombre réel de participants: l’écart est considéré à hauteur de 5% (maximum).
• En cas de réduction du nombre de participants supérieure à 10%, l’hôtel est en droit d’augmenter raisonnablement les tarifs convenus et d’échanger les salles confirmées.
• En cas d’une augmentation ultérieure du nombre réel de participants – sous réserve que cela soit réalisable pour l’hôtel – facturation du nombre réel de participants.
Résiliation par l’hôtel et procédure en cas d’annulation de manifestations
Pour cela, se reporter à l’alinéa 9 des présentes CG.
Conditions d’annulation
La réservation ne peut être annulée qu’avec l’approbation écrite de l’hôtel. Si celle-ci n’est pas donnée, le prix convenu est alors à payer, même si le client n’a pas recours aux prestations contractuelles.
Le point déterminant pour la facturation des frais d’annulation est l’arrivée de l’annulation écrite du client auprès de l’hôtel.
Si le client se désiste du contrat sans que l’annulation ait été approuvée ou si certaines prestations réservées viennent à être modifiées ou annulées, l’hôtel peut facturer les frais d’annulation indiqués ci-après.
17 Actes, utilisation et responsabilité
a) Hôtel
L’hôtel exclut la responsabilité vis-à-vis du client, dans le cadre des possibilités légales, pour une négligence légère ou moyenne et ne peut être tenu responsable que des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave.
Si les prestations de l’hôtel venaient à être perturbées ou à manquer, ce dernier s’efforcera de venir en aide au client dès que celui-ci l’aura informé. Si le client omet de déclarer à temps un défaut à l’hôtel, il ne pourra pas prétendre à une réduction de la rémunération convenue contractuellement.
L’hôtel peut être tenu responsable pour des objets apportés par les clients selon les dispositions légales, c’est-à-dire jusqu’à un montant de Fr. 1 000.-. L’hôtel ne répond pas des cas de négligence légère ou moyenne. Lorsque des effets précieux (bijoux, etc.), de l’argent en espèces ou des titres ne sont pas remis à l’hôtel pour qu’il les mette en lieu sûr, l’hôtel est alors dégagé de toute responsabilité dans le cadre des possibilités légales. L’hôtel recommande de conserver en principe l’argent et les objets de valeur dans le coffre-fort de la réception.
Dans le cas où un dommage éventuel ne serait pas immédiatement signalé à l’hôtel après avoir été découvert, le client perd ses droits.
L’hôtel n’est aucunement responsable des prestations pour lesquelles il a uniquement servi d’intermédiaire pour le client.
L’hôtel décline toute responsabilité pour le vol et les endommagements du matériel apporté par des tiers.
b) Client
Le client assume la responsabilité envers l’hôtel pour tout endommagement et perte causés par lui, les personnes qui l’accompagnent, son personnel auxiliaire ou les participants à la manifestation, et ceci sans que l’hôtel ne soit tenu de prouver la faute du client.
Le client est responsable de l’usage correct et de la restitution en bonne et due forme de l’ensemble des moyens / équipements techniques que l’hôtel a mis à sa disposition, ou que l’hôtel s’est procuré auprès de tiers à la demande du client, et il doit répondre des dommages et des pertes.
Le client répond de tous les services et dépenses que l’hôtel a commandés auprès de tiers.
c) Tiers
Lorsqu’un tiers se charge de la réservation à la place du client, ce tiers est, conjointement avec le client, responsable envers l’hôtel en tant que débiteur solidaire pour l’ensemble des obligations résultant de ce contrat. Indépendamment de cela, chaque débiteur est tenu de transmettre au client toutes les informations relatives à la réservation, notamment les présentes conditions générales.
17. Maladie ou décès du client
Lorsqu’un client tombe malade pendant son séjour à l’hôtel, celui-ci prévient un médecin à la demande du client. Si le client n’est plus en mesure d’agir et si l’hôtel est au courant de la maladie, il prévient alors le médecin.
Les frais de la prise en charge médicale sont en tout cas supportés par le client.
Le décès du client met fin au contrat conclu avec l’hôtel.
18. Animaux
Les chiens peuvent être amenés à l’hôtel uniquement après accord préalable de celui-ci, au prix de CHF40 par séjour.
Le client qui amène un animal à l’hôtel s’oblige à garder ou à surveiller dûment l’animal pour la durée du séjour à l’hôtel, ou à le faire garder et/ou surveiller à ses frais par des tiers compétents.
Le client doit disposer d’une assurance adéquate de propriétaire pour son animal. Si exigé par l’hôtel, l’attestation d’assurance adéquate est à présenter.
La présence d’animaux est interdite dans les salles de réunion, de restaurant et de manifestations ainsi que dans l’espace bien-être de l’hôtel.
19. Objets trouvés
Les objets trouvés sont renvoyés au propriétaire après demande orale ou écrite seulement. Le client supporte les frais et le risque pour l’envoi.
Après expiration d’une période de conservation de 1 mois, les objets seront transmis à un bureau des objets trouvés local.
20. Autres dispositions
Lorsqu’un client souhaite des services qui ne peuvent pas être fournis par l’hôtel, ce dernier agit uniquement en tant qu’intermédiaire.
Sont applicables les délais légaux de prescription. Pour autant que ceux-ci puissent être modifiés, une prescription absolue de 6 mois à compter de la date de départ s’applique pour les droits à dommages-intérêts du client.
Des annonces dans les médias (tels que journaux, radio, télévision, internet) mentionnant la manifestation dans l’hôtel avec ou sans utilisation du logo inchangé de l’établissement nécessitent l’approbation écrite préalable de l’hôtel.